Dans le cadre d’une activité commerciale, la préparation des commandes est un aspect essentiel de la chaîne logistique. Une mauvaise préparation des commandes peut entraîner de nombreux défis organisationnels, financiers et commerciaux. C’est pourquoi vous avez pensé à comment optimiser cette tâche. Dans cet article, nous vous proposons cinq étapes simples et faciles à mettre en œuvre pour optimiser votre préparation de commande.
Préparer sa commande en 5 étapes simples
Préparer une commande est une tâche qui peut s’avérer compliquée pour les entreprises et leurs employés. Pour simplifier cette tâche, la préparation de commande en 5 étapes simples offre une solution pratique permettant d’optimiser le processus et d’améliorer l’efficacité des entreprises. Cette méthode est simple à mettre en place et facilite le traitement des commandes.
Voici sans plus attendre les 5 étapes à suivre :
- Identifier les information pertinentes
- Générer le bon de commande
- Enregistrer les informations dans un système informatique
- Vérifier les stocks
- Assurer le suivi de commande
Voyons en détail comment ces 5 étapes s’imbriquent dans le processus de préparation de commande.
Identification des informations de commande
Il s’agit d’une méthode qui permet aux entreprises de traiter plus rapidement et plus efficacement leurs commandes. Cela commence par identifier les informations pertinentes relatives à la commande, telles que les produits demandés, leurs quantités, ainsi que les informations du client ou du fournisseur. Nous vous conseillons de passer le temps nécessaire à cette étape car elle conditionne l’ensemble des autres étapes. Une erreur au niveau de l’identification des informations peut détériorer l’ensemble du processus.
Génération du bon de commande
Une fois ces informations recueillies, il est possible de générer un bon de commande qui sera ensuite envoyé aux clients ou aux fournisseurs concernés. Les données doivent apparaitre clairement et l’utilisation d’un système de gestion des bons de commande est une conformité légale à prendre en compte car vous êtes responsables des produits que vous envoyez.
Enregistrement des informations
Ensuite, il est nécessaire de créer et d’enregistrer les informations liées à la commande dans un système de gestion des stocks ou un logiciel spécialisé. Cela permettra aux entreprises de suivre facilement l’ensemble des transactions liées à la commande et aux produits concernés. Les données peuvent également être utilisées pour créer des rapports détaillés sur les performances et l’état des stocks. Ces données peuvent être utilisées pour la rentabilité long terme de l’entreprise.
Vérification des stocks
Une fois les informations enregistrées, il faut ensuite vérifier si les produits demandés sont disponibles ou non. Si les produits sont en stock, il suffit alors de procéder à l’emballage des produits et à leur expédition vers le destinataire approprié. Dans le cas contraire, il peut être nécessaire de passer une nouvelle commande auprès des fournisseurs pour obtenir les produits demandés. Bien entendu, pour être efficace, la gestion des stocks doit permettre d’éviter une rupture de produit pour éviter d’annuler une vente.
Le suivi de commande
Une fois la préparation terminée et les produits expédiés au client ou au fournisseur, les entreprises peuvent effectuer un suivi de la commande pour s’assurer qu’elle est arrivée à destination et qu’elle satisfait aux attentes du client. La plateforme peut également être utilisée pour envoyer des alertes lorsque certaines conditions sont remplies, par exemple si un produit manque ou si une livraison n’est pas effectuée à temps.
Comment réduire les coûts de la préparation de commande?
Après toutes ces étapes effectuées avec succès, il faut procéder au paiement des fournisseurs et/ou clients concernés par la transaction afin qu’ils puissent recevoir le montant correspondant à la commande traitée avec succès. Les outils numériques disponibles aujourd’hui facilitent grandement ce processus et permettent aux entreprises de générer rapidement et facilement les factures requises pour chaque transaction traitée avec succès grâce à la prise en charge automatique des paiements par carte bancaire ou virement bancaire selon le type d’opération choisi par l’entreprise.
La préparation de commande en 5 étapes simples offre donc aux entreprises une solution claire et simple pour traiter efficacement leurs transactions commerciales sans avoir besoin d’un personnel supplémentaire ou d’investir trop temps sur chaque opération traitée. C’est en cela que les frais de gestion de la préparation de commande sont améliorés. En utilisant cette méthode, les entreprises peuvent s’assurer que toutes les étapes du processus sont correctement exécutées afin que chaque transaction soit traitée avec succès sans problème ni retard dans les délais impartis.
Optimiser sa préparation de commande
- Identifier les besoins spécifiques des clients et les considérer en amont dans la préparation de commande
- Organiser et planifier correctement chaque commande en analysant les données de façon macro, en définissant les priorités et en établissant un calendrier pour l’exécution des tâches
- Mettre en place des systèmes automatisés pour faciliter la prise en charge et la livraison des commandes
- Former le personnel aux compétences techniques nécessaires pour effectuer le travail correctement et aux procédures spécifiques à chaque client ou catégorie de produits pour assurer un service client irréprochable
- S’assurer que les produits sont emballés adéquatement et conformes aux normes de qualité requises par le client, afin de garantir un service de haute qualité à tous les clients.
Plusieurs facteurs vous permettent de rendre la préparation de commande profitable, mais si nous ne devions n’en retenir qu’un, c’est la fiabilité pour le client qui deviendra un client fidèle si vous pouvez lui assurer de toujours répondre en temps et en heure à ses besoins.
Avec la fiabilité de votre processus, le développement de votre entreprise sera à la fois facile et efficace. Cela vous permettra de réduire le temps consacré à cette tâche et d’augmenter votre productivité. En appliquant ces conseils, vous pourrez également améliorer la qualité de votre travail et de celui de tous les collaborateurs. Prenez donc le temps d’étudier ces étapes et de les mettre en pratique afin de maximiser votre préparation de commande.
FAQ
Est ce si simple d’optimiser ma préparation de commande ?
Oui car les différentes étapes présentées ici sont toutes facilement identifiables. Vous n’avez qu’à vous concentrer sur ce qui peut être amélioré à chaque étape pour obtenir des résultats rapidement. Mieux vaut dans un premier temps réfléchir aux changements à apporter et ne pas bouleverser tous les processus dans votre entreprise mais plutot établir un plan sur le long terme pour optimiser le traitement des commandes clients.
Comment puis-je m’assurer que les stocks sont suffisants ?
Vous pouvez vérifier le stock disponible en temps réel dans votre système de gestion des stocks ou dans votre base de données. Sur un plan pluri annuel, vous pouvez établir vos besoins en fonction des périodes si votre activité est cyclique.
Quel est le meilleur moyen d’emballer les produits pour les envoyer?
Vous devez utiliser des emballages adaptés aux produits et aux conditions de transport, tels que des caisses en bois, des caisses en carton, des sacs en plastique, etc. Pensez à l’environnement également et réduisez les déchets au strict minimum.
Comment puis-je vérifier que l’adresse de livraison est correcte ?
Vous pouvez vérifier l’adresse avec le client avant l’envoi et/ou utiliser un service d’adressage automatique pour valider l’adresse. Certains logiciels permettent aujourd’hui d’automatiser cette tâche avec un taux d’erreur inférieur à 1%.
Quels documents dois-je générer pour compléter ma préparation de commande ?
Vous devrez générer un bon de livraison et un bon de commande pour compléter votre préparation de commande. Ces documents sont des outils qui doivent être conservés et entrés dans une base de donnée.