Lorsque votre entreprise se prépare à déménager, la planification soigneuse de votre transfert de services peut s’avérer un moment de tension. Pour assurer une transition efficace, que vous ayez besoin de transférer des services informatiques, des services de télécommunications ou d’autres services essentiels, l’objectif sera toujours d’assurer la continuité des opérations. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes clés pour transférer vos services lors d’un déménagement d’entreprise.
Évaluer les services à transférer
Avant de commencer le processus de transfert, vous allez devoir poser les bases de votre déménagement et évaluer les services que vous souhaitez transférer. Identifiez les services critiques, c’est-à-dire ceux qui doivent être opérationnels dès le premier jour dans votre nouvel emplacement. Cela peut inclure des services tels que :
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l’accès à Internet
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les lignes téléphoniques
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les serveurs
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les systèmes de sécurité.
Prenez conseils auprès de vos équipes pour définir finement les services critiques qui ne peuvent pas être inactifs. Évaluez également les services non critiques qui peuvent être transférés ultérieurement, afin de prioriser vos efforts. Vous devez définir un ordre logique et concret pour que toutes les équipes soient au courant des différentes étapes que vous allez mettre en place.
Planifier le transfert des services
Vous devrez bien évidemment organiser le processus de transfert. Cette tâche peut s’avérer longue mais c’est l’étape principale pour réussir efficacement le passage de relais entre les différents lieux lors d’un déménagement. N’essayez pas d’aller vite ou d’agir sur un coup de tête car les répercussions sur la santé de votre entreprise et de vos salariés peuvent être non négligeables.
Avoir un calendrier détaillé
La meilleure manière de faire un plan d’action est d’établir un calendrier détaillé qui indique les étapes clés, les responsabilités de chacun et les délais à respecter.
Assurez-vous d’inclure des marges de manœuvre pour faire face à d’éventuels retards ou problèmes imprévus. Détaillez pour chaque service les différents temps et les actions à faire pour que la coordination soit optimale. Vous pouvez utiliser des outils en ligne, mais peut être que des formats papiers seront plus adaptés dans le cas ou vous n’avez plus les accès nécessaires pour travailler sur informatique.
Assigner des responsabilités claires à chaque membre de l’équipe
Impliquez les membres clés de votre équipe dans la planification pour garantir une coordination efficace. Si vos équipes sont nombreuses, vous devez penser à leur laisser le temps de s’organiser en internet et réfléchir à donner la responsabilité du déménagement à un seul responsable qui saura déléguer les différentes actions à effectuer de la meilleure manière. Pensez à assouplir l’ensemble de vos dispositifs puisque l’entreprise va fonctionner en mode dégradé pendant un certain temps, et cela réclame de la souplesse pour gérer l’aspect humain et l’impact de forts changements sur l’environnement de travail de vos équipes.
Communiquer avec les fournisseurs de services
Lorsque vous devrez communiquer avec les fournisseurs de services,gardez à l’esprit qu’il faut leur transmettre les bonnes informations de manière claire et concise. Les problèmes de communication sont à l’origine de nombreux malentendus qui impactent l’échec ou la réussite d’un projet de transfert de services, charge à vous de donner les bonnes directives pour que l’ensemble de l’opération se passe au mieux.
Informer les fournisseurs de votre déménagement
Lorsque vous déménagez, vos fournisseurs de services vont avoir besoin de réagir. Sont-ils prêts? De quoi ont-ils besoin? Il faut éviter toute interruption de service pour vos services critiques, informez donc vos fournisseurs de vos besoins précisément. Assurez-vous d’inclure des détails tels que la date du déménagement, l’adresse de votre nouveau lieu et les coordonnées de contact des personnes en charge du changement. En informant vos fournisseurs à l’avance, vous montrez votre professionnalisme et votre souci du détail. Vous saurez ainsi leur faire comprendre l’importance de ce transfert à vos yeux.
Coordonner les détails des transferts
Coordonnez les détails des transferts avec eux. Planifiez des réunions ou des appels pour discuter des spécificités du déménagement avec notamment les exigences techniques et les éventuelles modifications nécessaires. En travaillant en étroite collaboration avec vos fournisseurs, vous vous assurez que tout se déroule sans accroc et que les services sont rétablis rapidement.
Vérifier la compatibilité des services
Attention lorsque vous déménagez vers un nouvel emplacement à vérifier la compatibilité des services offerts par vos fournisseurs. Assurez-vous que les services essentiels sont disponibles immédiatement dans votre nouveau lieu et que les fournisseurs peuvent les fournir sans problème. Si des ajustements sont nécessaires, discutez-en avec vos fournisseurs et trouvez des solutions adaptées à vos besoins.
Préparer les infrastructures techniques
Préparez les infrastructures techniques nécessaires au moment du déménagement pour accueillir vos services dans votre nouvel emplacement sans perdre de temps. Des travaux sont parfois nécessaires et cela peut prendre du temps. Cela peut inclure par exemple :
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l’installation de câblage réseau
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la configuration des serveurs
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la mise en place de systèmes de sécurité
Prévoyez comme à chaque fois que des travaux sont lancés une marge de sécurité en ce qui concerne votre planning. Assurez-vous également de travailler avec des professionnels qualifiés pour garantir que les infrastructures techniques sont correctement installées et fonctionnent de manière optimale.
Assurer la continuité des services
Si pour vous la continuité des services doit être assurée, ne négligez pas les plans de sauvegarde et de reprise d’activité secondaire pour faire face à d’éventuelles interruptions. Envisagez un plan B et un plan de crise dans le cas où tout ne se passe pas comme prévu. Communiquez avec votre équipe et vos clients pour les informer des éventuelles perturbations et des mesures prises pour minimiser leur impact. La transparence et la communication ouverte sont essentielles pour maintenir la confiance et la satisfaction de vos parties prenantes.
Avant, pendant ou après le transfert des services, effectuez des tests et des vérifications approfondis pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Testez les connexions Internet, les lignes téléphoniques, les systèmes informatiques et tous les autres services transférés. Vérifiez avec vos équipes que les données sont correctement sauvegardées et accessibles. Effectuer des tests rigoureux vous permettra de détecter et de résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs.
On oublie souvent de s’assurer de la sécurité des données et c’est pourtant un enjeu de plus en plus critique dans tous types d’entreprises. Si votre secteur d’activité est soumis à des objectifs de confidentialité, une vérification s’impose donc !
Former vos équipes
Formation interne
Si des évolutions ont lieu lors du transfert des services de votre entreprise, vous devrez former les employés sur les nouveaux services et processus. Attention, vos équipes seront soumises à beaucoup de stress durant cette période, vous devrez donc développer une approche pédagogique efficace. Cela peut se traduire par exemple par:
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des sessions de formation en personne
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des tutoriels en ligne
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des manuels d’utilisation détaillés
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des démonstrations pratiques.
Chaque employé doit comprendre et maîtriser les nouvelles compétences nécessaires, et cela peut aussi être l’occasion de temps plus ludiques pour mettre à profit ce changement et améliorer la cohésion d’équipe.
Support technique
En ce qui concerne le support technique pour les clients, vous pouvez mettre en place un système temporaire qui vise à rassurer la bonne tenue de l’entreprise, répondre aux questions et donner une assistance rapide et efficace. Souvent, une ligne d’assistance est dédiée sur un temps donné, accompagnée par des ressources en ligne telles que des FAQ et des guides de dépannage, ou au contact des experts internes qui peuvent aider en cas de besoin.
Dernièrement, certaines entreprises qui sont passées par un transfert de service ont mis en place un processus de rétroaction continu pour évaluer l’efficacité de la formation et du support technique. Cela permet de discuter des défis rencontrés et des améliorations possibles, et en ajustant les programmes en conséquence.
En suivant ces étapes clés, vous serez en mesure de transférer vos services de manière efficace et d’assurer une transition sans peine lors de votre déménagement d’entreprise. Cependant, n’oubliez pas que chaque déménagement est unique, il vous faudra donc adapter ces conseils à votre situation spécifique. Sollicitez vos équipes régulièrement pour comprendre les blocages éventuels et valider le succès du transfert des services de votre entreprise lors de son déménagement !